Nhắc đến khái niệm văn phòng, nhiều người sẽ liên tưởng công việc văn thư, bàn giấy… vô cùng nhàm chán và không có cơ hội phát triển. Liệu rằng những định kiến này có thật sự đúng?

Công việc này còn được cho rằng chỉ phù hợp với những người lớn tuổi hoặc không có chí cầu tiến cao trong công việc. Cùng Rightpath.edu.vn tìm hiểu về ngành Quản trị Văn phòng để xem thực hư thế nào nhé!

Những tố chất phù hợp với ngành Quản trị văn phòng

Hành chính văn phòng là bộ phận quan trọng không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào và để đảm nhiệm tốt công việc này, ngoài kiến thức chuyên môn bạn cần có sự yêu thích và một số tố chất quan trọng như: 

Khả năng tổ chức quản lý

Một trong những nhiệm vụ của người Quản trị văn phòng đó là quản lý hồ sơ, giấy tờ, tổ chức các sự kiện - hội họp, sắp xếp lịch họp, lịch làm việc của lãnh đạo… Thế nên, bạn thực sự phải là người có khả năng tổ chức và quản lý tốt để có thể sắp xếp được số lượng hồ sơ, giấy tờ, sổ sách hay tư vấn và sắp xếp được lịch làm việc của nhân sự trong cơ quan cũng như của lãnh đạo một cách rõ ràng, chuyên nghiệp, khoa học. Điều này sẽ giúp cho cơ quan của bạn làm việc có hiệu quả và năng suất hơn.

Khả năng tương tác và giao tiếp tốt

Người làm công việc Quản trị văn phòng đôi khi chính là lễ tân, thư ký của lãnh đạo. Công việc là đón tiếp khách hàng, nghe và trả lời điện thoại, thực hiện những việc như đối nội và đối ngoại của cơ quan doanh nghiệp. Bởi vậy, để có thể hoàn thành được công việc theo mục tiêu lãnh đạo đề ra và được khách hàng, đối tác hài lòng thì khả năng tương tác và giao tiếp của bạn thực sự là một trong những yếu tốt then chốt quyết định điều đó. 

Năng động, đam mê và có tư duy logic, khả năng chịu được áp lực

Khối lượng công việc của người Quản trị văn phòng là rất lớn với nhiều mảng khác nhau và luôn phát sinh những tình huống ngoài ý muốn. Để giải quyết tốt công việc, bạn phải là người có tư duy logic, nhạy bén để nắm bắt được bản chất công việc, năng động và có khả năng xử lý tình huống tốt.

Đồng thời, với khối lượng công việc nhiều và nhất là vào những khoảng thời gian quan trọng như cuối tháng, cuối quý, cuối năm hay trong những dự án, sự kiện quan trọng, cường độ làm việc của bạn sẽ tăng cao cũng như phải chịu áp lực từ nhiều phía nên nếu không có khả năng chịu được áp lực cũng như niềm đam mê với nghề, bạn sẽ rất dễ chán nản và từ bỏ.

Ngành Quản trị văn phòng đào tạo những gì?

Ngành Quản trị văn phòng đào tạo công việc liên quan đến việc thiết kế tổ chức, lên kế hoạch, triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá để đảm bảo quá trình làm việc trong một văn phòng đạt được năng suất và hiệu quả. Một người làm công việc quản trị văn phòng có trách nhiệm giám sát, theo dõi hệ thống tập trung vào các mục tiêu như khoảng thời gian được cải thiện, sản lượng và doanh thu. Những việc này giúp xây dựng và phân tích nên hệ thống thông tin điện tử, trang thông tin phục vụ cho văn phòng, công tác quản lý hồ sơ, dữ liệu của công ty, doanh nghiệp.

Do đó, các trường đại học hiện nay xây dựng chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng dựa trên nhu cầu về nguồn nhân lực có chuyên môn hướng đến:

• Chuyên nghiệp trong các nghiệp vụ văn phòng: Tại các bộ phận văn phòng, đào tạo sinh viên có đủ khả năng giúp lãnh đạo cơ quan quản lý, tham mưu, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý, tổ chức quản lý, tổ chức giải quyết văn bản, soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ cũng như bố trí sắp xếp các công việc khoa học.
• Các kỹ năng mềm: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng quản lý bản thân, kỹ năng đàm phán.

• Kỹ năng tin học văn phòng: Kỹ năng soạn thảo văn bản, sử dụng các thiết bị văn phòng, máy in, máy fax, máy chiếu và khai thác hồ sơ.
• Khối kiến thức chuyên sâu về quản trị văn phòng: Các công việc về nhân sự, nghiệp vụ thư ký lễ tân văn phòng, quản lý thông tin, quản lý hồ sơ, con dấu, xác định được hành vi vi phạm pháp luật trong cuộc sống cũng như trong công việc, xây dựng và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động của cơ quan.

Ngành Quản trị văn phòng có nhiều trường đào tạo?

Tại Việt Nam, ngành Quản trị văn phòng xuất hiện từ khá sớm và được đào tạo trong nhiều trường đại học, các cơ sở đào tạo khác nhau. Và tùy theo từng cơ sở mà có thể là những chuyên ngành nhỏ hay ngành phụ như Quản trị văn phòng, Quản trị hành chính công, Quản trị hành chính – văn phòng. Hầu hết các trường đại học, cao đẳng về kinh tế đều có ngành học này, bạn có thể tham khảo và lựa chọn.

Rightpath.edu.vn thông tin một số trường có đào tạo ngành Quản trị văn phòng để giúp các sĩ tử lựa chọn được một ngôi trường phù hợp theo từng khu vực như sau:

• Khu vực miền Bắc: Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Đại học Công nghiệp Hà Nội, Đại học Nội vụ Hà Nội, Đại học Thành Tây, Đại học Hải Dương.
• Khu vực miền Trung: Đại học Đông Á.
• Khu vực miền Nam: Đại học Sài Gòn, Đại học Hoa Sen, Đại học Trà Vinh, Đại học Kinh tế Kỹ thuật Bình Dương.